外部研究数据请求

外部研究数据请求


研究数据请求流程

乐虎集团州教育部制定了研究人员提交单元记录数据请求的既定流程。从 2021 年 3 月 1 日开始,所有研究请求都将通过以下所述的研究请求流程提交。

研究数据请求处理系统的新研究人员信息

(在请求外部研究申请之前,请仔细阅读。)

介绍

乐虎集团州教育部(FDOE 或该部门)收集的教育数据的主要目的是支持当地教育机构的资助、所需的州和联邦报告、教育问责制、公开报告以及乐虎集团州立法、行政部门的决策和规则制定实体。部门外的研究得到支持,因为资源可用,并且根据州和联邦要求以及部门对研究主题的兴趣限制范围。

该部门维护教育数据,以服务于乐虎集团州立法机关、州长、部门本身、公共教育系统以及公众的教育信息利益。该部门的教育数据仓库 (EDW) 维护随着时间的推移跟踪学生群体的数据,以确定可用于支持教育研究的趋势,这些研究可能有利于乐虎集团州的 PK-20 和劳动力教育系统。

该部门维护一个研究请求应用程序,研究人员必须使用该应用程序向该部门提交对单元记录数据的请求。此应用程序旨在提高研究人员的请求流程以及部门工作人员的决策和执行流程的效率。

审查、批准和满足研究请求的过程可能很漫长。有时间限制(例如向资助机构提交报告的截止日期或论文的毕业截止日期)的研究人员应了解完成他们的请求可能需要的时间长度,并可能希望限制请求的范围或制定替代数据源计划,以防万一请求需要比他们可用的时间更长的时间来填充。

研究提案流程

希望访问部门数据的研究人员必须向 PK-20 教育报告和可访问性局 (PERA) 提交研究请求申请。提交研究请求申请后,该部门将对其进行审查,如果申请不需要额外说明,则在该部门寻求项目赞助商以支持研究项目。在部门审查研究请求期间,申办者将成为信息资源。如果确定了赞助商,申请将被转发给方法委员会进行审查。如果方法委员会建议推进请求,研究人员将收到批准通知,并将请求转发给数据报告单位以提取数据并发布文件以供研究人员安全访问。

该部门将使用多项标准来确定是否批准请求,包括但不限于以下各项:

  • 遵守联邦和州隐私法——乐虎集团州教育部要求所有请求都遵守家庭教育权利和隐私法 (FERPA) 的研究例外(34 CFR Part 99.31[6][i]),其中要求披露信息仅限于为教育机构或代表教育机构进行研究的组织。此外,研究必须满足以下三个允许的目的之一:1)改进教学; 2) 开发、验​​证或管理预测性测试;或 3) 管理学生援助计划。请求必须满足这些标准之一才能获得批准。
  • 相关性 - 将评估请求以确定它们在多大程度上支持 FDOE 的信息需求。这包括但不限于以下内容:1) 最高的学生成绩,如学生在各个级别的学习成绩所表明的; 2) 无缝衔接和最大访问,根据教育专员确定的目标学生群体的进展、准备和访问证据来衡量; 3) 熟练劳动力和经济发展,以就业和收入证据衡量; 4) 优质高效的服务,以投资回报的证据衡量。
  • 能力——将在满足请求所需的工作和部门可用资源的背景下考虑请求。

该部门强烈鼓励研究人员考虑这一过程所涉及的时间。请求可能需要几个月的时间才能获得批准或拒绝。 

一旦获得批准,研究提案将与其他批准的请求一起进入队列。该部门致力于尽快为批准的请求提供数据;但是,其他优先事项,例如来自州长、立法机构和州教育委员会的请求,可能会导致请求得到满足的时间增加。这些其他优先事项通常会导致研究项目数据交付出现不可预见的延迟。该部门无法确保所要求的数据,即使获得批准,也能及时准备以满足提交提案的研究时间表要求。

数据安全

学生级别的数据是受联邦和州法律保护的私人信息。通过该部门提供的学生信息虽然是匿名的,但根据联邦和州法律是保密的,只能用于授权目的。在任何情况下,教育部均不得向任何一方发布记录和报告,除非此类发布严格遵守《家庭教育权利和隐私法》(FERPA), 20 U.S.C. § 1232g; 34 C.F.R 第 99 部分;以及乐虎集团州法规第 119 章和第 1002.22 节。通过研究请求流程接收数据的个人和组织负有保护该数据的严格义务,并且必须在使用和处理该数据时满足联邦和州法律的要求。接收此数据的各方根据这些规定承担单独的义务,必须保护此信息的机密性和隐私,不得向他人披露此信息。

该部门发布的信息只能用于批准的研究请求申请中确定的目的。收到的数据将仅用于生成汇总统计数据,这些统计数据将用于 FERPA 规定的三个允许目的之一:1) 改进教学; 2) 开发、验​​证或管理预测性测试;或 3) 管理学生援助计划。根据所有适用的联邦和州法律法规,故意或意外滥用或披露信息可能会导致无法访问、纪律处分、解雇和/或起诉。

成本回收费

研究人员可能会被要求支付成本回收费,以支付根据参与完成工作的员工的小时费率提取所需数据的成本。

如果数据请求可能需要成本回收费,该部门将向请求者提供一系列可能的成本,以便请求者可以决定是否应继续请求。提取数据后,将通知请求者确切的费用金额。支付费用后,数据将通过安全流程发布给请求者。

数据可用性

数据通常在学年结束后一年左右在仓库中可用。例如,2015-16 学年的数据在 2017 年 5 月之前在仓库中可用。数据请求仅限于当前维护的数据年份。如果在请求获得批准并提供数据后需要额外年份的数据,研究人员可以使用本页底部的 FDOE 研究文档库中包含的额外年份请求表提交额外年份数据的请求。

有限的可用率

某些数据元素可能无法供研究人员使用。限制可能基于法律禁令、机构间或合作协议,或防止公众对未根据既定方法计算的措施产生混淆。例如,寻求访问工资记录信息的研究人员将受到与工资记录匹配的人口统计信息数量的限制。乐虎集团州教育部与经济机会部的协议不允许 FDOE 公布与个人种族、性别或出生日期相关的工资记录。另一个例子包括寻求计算部门已经计算出的措施(例如,增值分数、学校改进、学校成绩)的研究。研究人员必须使用部门计算的这些元素。研究人员不会被批准自行计算这些措施。

请求额外的年份

如果在请求获得批准并提供数据后需要额外年份的数据,研究人员可以使用本页底部的 FDOE 研究文档库中包含的额外年份请求表提交额外年份数据的请求。请注意,在批准使用原始数据的原始项目完成后,更新现有队列以在同一领域进行其他研究是一项新请求,必须提交并批准。由于在完成批准的研究后,作为协议的一部分,数据需要销毁,因此对于已完成的项目,将不考虑额外年份数据的请求。如果请求者的需求持续存在,原始请求必须明确说明这一点,并且必须作为原始请求的一部分获得批准。

数据销毁

研究人员必须在部门向研究人员发布数据时指定的时间段内销毁部门提供的数据。未经研究人员同意,在规定的期限内销毁数据,本部门不会发布请求的数据。数据销毁证书还必须由研究人员和机构代表(例如系主任)签署,并在数据按照协议条款销毁后提交给 FDOE。数据销毁证书表格包含在本页底部的研究文档库中。

向部门提交结果

除了完成必要的数据销毁协议外,研究人员还必须同意向部门提供研究结果以供审查和批准传播,作为接收请求数据的条件。为了获得批准传播,研究出版物必须适当掩盖信息以保护教育记录的机密性,并且数据只能用于批准的研究请求中指定的目的。

新用户-入门

希望访问教育数据仓库 (EDW) 中数据的研究人员可以通过电子邮件请求外部研究申请 [email protected].

研究文献库